WIRTUALNE BIURO

Wirtualne Biuro zwane również e-biurem – outsourcing obsługi biura firmy bez potrzeby obecności pracowników firmy w miejscu usługi.

Wirtualne biuro ma na celu optymalizacje kosztów związanych zaróno z wynajmowaniem powierzchni biurowych, jak i zatrdnianiem personelu biurowego.

Wirtualne biuro oprócz szeregu usług może umożliwiać:

• rejestracje biura w żądanym często stołecznym miejscu, co może wiązać się z prestiżem, PR,…
• dedykowany numer telefoniczny
• indywidualne numery telefoniczne
• odbiór telefonów i faksów
• odbiór i przesyłanie korespondencji
• odbiór i obsługę poczty elektronicznej
• zakładanie rachunku firmowego
• skrytkę pocztową
• przechowywanie dokumentów i dokumentacji
• rejestrację podmiotów gospodarczych

Biura wirtualne są w Polsce coraz bardziej popularne, wraz z ich popularnością zwiększa się wachlarz usług przez nie świadczonych, jak również zwiększa się konkurencja – z czego Klienci takich biur powinni być zadowoleni – zwiększenie jakości i obniżanie cen powoduje, ze ta wcale nie wirtualna usługa jest coraz częściej wykorzystywana do Kontaktu z potencjalnymi Klientami.

Wirtualne biuro zakłada wykorzystanie przestrzeni, jednak pełne stosowanie tego terminu obejmuje profesjonalną komunikację w czasie rzeczywistym.

I. Usługi komunikacyjne
1. Zdalna Recepcja – zespół pracowników w biurze pracujących zdalnie, przy użyciu komputerów, zintegrowanego oprogramowania i telefonu, zastepując w ten sposób tradycyjną recepcję.
2. Wirtualny asystent – jest to często zdalna praca z domu, gdzie rzadko spotyka się klientów twarzą w twarz. Wirtualny asystent zwykle nie ma dostępu do zintegrowanego systemu komputer-telefon (choć istnieja jz takie rozwiązania).
3. Odbieranie połączeń, rozmów w call center – centralnej lokalizacji w celu przyjmowanie i przekazywanie dużej ilości zgłoszeń za pomoca telefonu. Użytkownicy zgłaszają problemy online, gdzie są weryfikowane i dystrybuowane do odpowiedich komórek lub rozwiazywane podczas rozmowy.
4. Poczta głosowa – jedna z tańszych technologii, która daje możliwość kolekcjonowania komunikatów głosowych w formie elektronicznej. Jednak przy obsłudze Klienta poczta głosowa jest lub może być wykorzystywana w ograniczonym zakresie – powoduje to brak jasnej (rzadko wykorzystywany kanał komunikacji).
5. Wirtualne biuro daje szansę na własny, renomowany adres w wybranym mieście, gdzie cena wirtualnego biura stanowi niewielką część kosztów zakupu lub wynajmu takiego adresu.
6. Wirtualna sekretarka – nieskomplikowana usługa, gdzie osoba lub automat przyjmuje telefoniczne połączenia przychodzące do firmy.

II. Usługi wspomagające związane z wirtualnym biurem
1. Profesjonalny adres – prestiżowym budynku do wykorzystania jako adres prowadzenia działalności gospodarczej. Profesjonalny adres niweluje obawy związane z bezpieczeństwem prowadzenia biznesu z partnerem, który nie posiada własnego biura. Najemca wirtualnego biura może wejść na nowe rynki, znaleźć nowe okazje przy wykorzystaniu wirtualnego zaplecza, które daje wrażenie fizycznej i profesjonalnej obecności na pożądanym rynku.
2. Adres do korespondencji – profesjonalny adres może być wykorzystane do przyjęcia, wysyłanie i przekazywanie poczty.
3. Odbiór poczty/korespondencji/przesyłek – Recepcjonistki na adres firmy mogą odbierać i kwitować przychodzace wiadomości, dostawy i świadczenia przekazywanych dokumentów.
4. Business Meeting Space – wykorzystanie na żądanie (godzinę, dzień lub tydzień) sal konferencyjnych i biurowych do prowadzenia rozmów i negocjacji handlowych.
5. Doraźne miejsce pracy – okolicznościowo w przypadku, gdy praca w domu jest niemożliwa, powierzchnia biurowa jest dostępna w sposób sporadyczny.
6. Stałe miejsce pracy – niewielki procent użytkowników wirtualnego biura korzysta z niego w pełnym wymiarze czasu.
7. Na terenie hotelu – z pełnym zakresem usług wirtualnego biura zapewni dostęp do szerokopasmowego internetu, faksu, kopiarki-drukarki, zaawansowane funkcje telefonu, połączenia konferencyjne, wideokonferencje, aneks kuchenny…
8. Virtual Office Solution – rozwiązanie daje korzyści wirtualnego biura w zależności od miasta w którym odbywa sie spotkanie / biznes, co sprawia wrażenie istnienia marki na lokalnym rynku.
9. Wirtualna recepcjonistka online – jest to zautomatyzowany system z “żywą” recepcjonistką/recepcjonistą dostepną wirtualnie w czasie rzeczywistym – stosowne głownie w branżach dóbr luksusowych.